Setiap software atau program pastilah memiliki jenis atau tipe file tersendiri. Sebagai contoh, misalnya program Photoshop secara default filenya berjenis PSD, MS PowerPoint berjenis PPT, MS Word berjenis DOC, dan lain sebagainya. Format atau jenis file pada program-program tersebut umumnya dikembangkan oleh perusahaan yang menciptakan program yang bersangkutan. Meskipun tidak bisa digeneralisasi, namun jenis file yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan penghasil software umumnya bertujuan untuk memberikan identitas pada dokumen yang dihasilkan atas penggunaan software tersebut.
Keragaman jenis file berpengaruh pada keragaman program yang digunakan
untuk membuka atau mengakses jenis file tersebut. Jenis file tertentu umumnya
hanya bisa dibuka menggunakan program yang menghasilkan jenis file itu. Namun
kini hal tersebut tidaklah berlaku mutlak, karena telah banyak bereddar program
yang dapat digunakan untuk membuka atau mengakses file dengan jenis tertentu.
Misalnya jenis file ZIP atau RAR yang awalnya hanya bisa dibuka dengan program
penghasil jenis file tersebut, kini dapat diakses melalui program lain seperti
7Zip dan lain sebagainya.
Selain format, ada pula yang disebut dengan file extension. Sebagaian
orang, mungkin juga termasuk anda beraanggapan bahwa antara format file dengan
file extension memiliki pengertian yang sama. Secara sekilas memang format file
tidak jauh berbeda dengan file extension, terutama dalam hal penyebutan nama
jenis file.
Namun, jika ditelisik secara lebih mendalam, format file berbeda dengan
file extension. File extension umumnya terdiri atas tiga atau lebih karakter
yang ditempatkan pada akhir nama sebuah file. Adapun fungsi file extension,
yaitu membantu mempermudah sistem operasi komputer untuk mengidentifikasi
informasi data yang terdapat dalam file beserta dengan aplikasi atau program
yang terkait dengan file tersebut.
Format file cenderung mengarah pada nama jenis file, sedangkan file
extension merupakan salah satu metode untuk mengidentifikasi jenis file. Secara
lebih jauh, format file umumnya dituliskan dalam huruf kapital, sedangkan file
extension dituliskan dalam huruf kecil yang mengikuti nama file. Sebagai
contoh, misalnya untuk jenis file video salah satu formatnya adalah flv
sehingga sering kali ditulis file FLV. Sementara untuk menunjukkan extension
untuk format file tersebut adalah .flv. Dari sini jelas bahwa format file
dengan extension file memiliki perbedaan pada cara penulisannya. Meskipun
demikian, file extension biasanya terdiri atas karakter yang sama dengan format
file.
